会社に努めている以上組織に属しているわけで、時期によって人事異動はよくあること。
会社による評価による人事異動、昇格、そして晴れて大小ある中でチームのリーダーとなった方、おめでとうございます。
業務ももちろん大変ですが、問題を起こさないよう全体的な管理をしていくのがかなり大変です。
かく言う私もプロジェクトのチームリーダーをしておりますが、事情があってかなり痛い目を見ました。
その事情というのが業務の【ヌケモレ】です。
今回は業務の管理【ヌケモレ】についてのお話です。
これが発生すると壮絶に大変な目に合うので、是非参考にしていってください。
リーダー1年目が迎える【ヌケモレ】とは
さて、それではリーダー1年目が迎える【ヌケモレ】について見ていこうと思います！
せっかくなので私が見たり聞いたりしたヌケモレをご紹介していければと思いますので、
・他社への業務依頼の【ヌケモレ】
こちらについてご紹介していきます！
その後に、具体的な解決方法についても２つご紹介していこうと思います。
【ヌケモレ】が起こるとやばい
業務上【ヌケモレ】が発生すると非常にまずいことが置きます。
私もいろんな現場にいたり見たり聞いたりして、そういった現状に直面することは多々ありました。
事務職で納品物を作成する場合の【ヌケモレ】
これは私がリーダーに就任して3か月くらいの頃に起きたことなんですが、納品物に関して急にプロジェクトが炎上しちゃったんです。
ってなりましたねｗ
一般的にこの場合は納品物の【ヌケモレ】もありますが、作業手順の【ヌケモレ】によって異なったものを納品してしまった場合も考えられます。
納品物自体のヌケモレは当然やばいですよね、お客さんと約束したものを渡せていないわけですからねぇ。
当然、急いで納品をしなければならないので、残業だろうが徹夜だろうが、最優先対応になることもあります。
そして今回おきた炎上の問題は作業手順の【ヌケモレ】だったんです。
おまけに納品物のヌケモレによるミスが客さんからの指摘によって発覚してしまったので、もう最低ですよね。
納品物が指摘をされ、まずは現状の確認からスタートをしました。
現状の確認ができたら原因を究明、暫定対応と恒久対応を検討していき、更にお客さんにも説明し、謝罪、、、。
これだけでも相当な時間を要したので、本当にパワーが必要でした。
それからは納期を再度設定し再納品をすることになるのですが、通常業務に加え上記対応を最優先で行われるため、大体の確率で大幅な残業になることが予想され、、、案の定残業まみれでしたｗ
こうした問題が発生した際には心身ともに疲労困憊になるプロジェクトは結構あるあるな気もしますが、本当にきついんです。
できればもう経験したくないっすわ。
他社への業務依頼の【ヌケモレ】
続いての【ヌケモレ】は他社への業務依頼の【ヌケモレ】です。
これは私の他部署の知り合いの話ですが、広報担当者が自社の広告をWEB広告への依頼を忘れ、広告ができなった、なんてことがあったんです。
会社にとっては大きな予算を注ぎ込んでしっかりとリターンを得ようとしたわけですが、、そんな大事な広告を打つことができなかったわけです。
広告宣伝ができなかったことで機会損失を産み、利益に大打撃を与えてしまったという事例に、、、
というか、普通であればそんなこと忘れるなよ！と言いたいところですが、リーダーも含め眼の前の業務に追われ、発見ができなかったようなんです。
他にも大小含めたくさんのトラブルを目の当たりにしてきたわけですけど、共通していることがかなり多くあったんですよね。
その共通していたことというのが【業務を各々で管理していた】ということ。
つまり【作業の属人化】が成されていたんですね。
担当の人がいるうちは問題なかったとしても、その人が変わった場合や組織変更などのタイミングでトラブルは多く発生します。
まぁ、そもそも担当の人がミスってたらそれ以前の問題ですが、、、ｗ
とはいえ、チームリーダーとなったらこうした状況も未然に回避しなければなりません。
そうした時に必要なことが【ヌケモレ】に対する対策です。
今回は【ヌケモレ】への基本となるべき対策を２つご紹介します。
リーダー1年目がやるべきヌケモレ対策【業務の洗い出し】
早速、ヌケモレ対策をご紹介します。
それが【業務の洗い出し】です。
業務の洗い出しは細かくやればやるほど効果が出てきます。
できれば手順まで洗い出せているとベストですね、誰が見てもわかるような状態が望ましいです。
更に業務の洗い出しについてのやり方も見ていきましょう。
【業務の洗い出し】日常タスクから洗い出し
最初の洗い出しの方法は【日常タスクから洗い出す】というものです。
ITや運用、事務職の方であれば月に決まった流れで業務が進んでいるのはないでしょうか。
この時期にはこっちの業務、この時期はあっちの業務といった形で固定されている業務があるはず、、、！
この業務自体が【タスク】となり、やったかな？どうかな？のチェック対象となります。
更に、やり方や手順も決まっている可能性が高いので、そこまで落とし込めたらベストですね。
更に更に余裕があるのであれば、一度その手順が本当にわかるのかどうかを確認したほうがいいです。
作った人はわかるけど〜、他の人がみたら全然わからない！なんてことはザラです。
タスクから業務を洗い出すのも大切ですが、その業務の内容までも洗い出せるか？というのが大事になっていきます。
じゃないと、成果物の生成であれ他社への依頼であれば、致命的な情報が欠けてしまう可能性があります。
というか、そういったトラブルは実際に多く、始末が悪いことに問題が発覚した際の調査にも膨大に時間が掛かります。
そうした自体を防ぐためにも日常タスクの洗い出しは非常に大切です。
【業務の洗い出し】成果物から洗い出し
もう一つはヌケモレ対策は成果物から洗い出しです。
日常タスクからの洗い出しと似ていますが、こちらはよく担当が変わったときなど、成果物がわからなくなることあります。
十分な引継ぎがなければ、もはや闇に葬られるやつですよね。
そして日常タスクにも情報がなかった場合、完全にお手上げです。
その場合はもう成果物から逆算してヌケモレを対策するしかありません。
成果物であれば、年度で行っている場合は昨年の納品物を見ればいいわけですし、そもそもお客さんとの決め事で情報が残っているはずです。
なので最終的には日常タスクを洗い出し、更に成果物と照らし合わせて整合性を見ていく必要があります。
ま、日常タスクにない成果物があって作り方がわからない場合は、詰んでいるんですけど、ねｗ
まとめ
と、ここまでリーダー１年目が気をつけるべき【ヌケモレ】について見ていきました。
チームリーダーになると業務の管理、プロジェクトの管理、売上の管理、人の管理、更に自分自身のタスク管理や報告書の作成など、なにから手を出せばいいかわからなくなります。
そんな多忙な日々を送る中で気をつけないといけないのが【トラブル】です。
今回はそんなトラブルの発生を未然に防ぐ【ヌケモレチェック】について見ていきました。
具体的には
成果物からの業務の洗い出し
が非常に効果的です。
是非、仕事に取り掛かる際に、可能であれば仕事を始める前の最初のタイミングで洗い出しをしてみてください。
１個でも「やばい、、、、！！」がなくなることを期待してます(*´ω｀*)
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